Nadawanie przesyłek nie zawsze dotyczy tych standardowych, co oczywiście zostało przewidziane przez firmy kurierskie, które cały czas rozszerzają swoją ofertę o nowe funkcjonalności. Można wobec tego korzystać z wielu dodatkowych usług, łącznie z wysyłaniem przesyłek proceduralnych. Kurierzy obsługują zarówno klientów biznesowych, jak i indywidualnych, łącznie z wielorakimi instytucjami. Z myślą o potrzebach /oczekiwaniach banków i innych instytucji finansowych powstała specjalna usługa dotycząca przesyłek proceduralnych. Wybiera się ją wszędzie tam, gdzie liczy się najwyższy poziom bezpieczeństwa doręczenia. Niektóre umowy nie mogą dostać się w ręce osób trzecich, dlatego koniecznością staje się skorzystanie z usługi dedykowanej, z uwzględnieniem odgórnie narzuconych restrykcyjnych regulacji. Czym jest przesyłka proceduralna? Wyjaśniamy to poniżej!
O co chodzi z tą przesyłką proceduralną?
W przypadku instytucji bankowych, gdzie obraca się przeróżnymi dokumentami zawierającymi dane osobowe, koniecznością staje się zadbanie o najwyższy poziom bezpieczeństwa. Są one zobligowane do ochrony dokumentacji, która nie może zostać przechwycona przez nieupoważnione osoby. Z pomocą przychodzą firmy kurierskie, które mają w swojej ofercie taką opcję jak przesyłka proceduralna. Wszystko po to, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo wysłanym dokumentom typu umowy bankowe, kredytowe, telekomunikacyjne. Chodzi tutaj o dołożenie wszelkich starań do tego, aby poufna korespondencja nie ujrzała światła dziennego, czyli nie miały do niej wglądu osoby trzecie. W przypadku przesyłki proceduralnej ryzyko zostaje zredukowane do minimum. Z takiej usługi korzystają też liczne firmy zajmujące się sprzedażą. Dotyczy to również usługodawców działających online, gdzie nie jest wymagane podpisanie umowy z klientem w siedzibie firmy.
Obecnie można zawrzeć umowę bez wychodzenia z domu, co jednak wymaga wysłania kuriera z całą dokumentacją. W takim przypadku, w celu zminimalizowania ryzyka wykradnięcia poufnych danych i zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa, korzysta się z opcji przesyłek proceduralnych. Koniecznością staje się wtedy spełnienie wszystkich restrykcyjnych wymogów, które narzucane są przez regulacje Prawa Bankowego, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych oraz zalecenia Komisji Nadzoru Finansowego. Nie chodzi tutaj wyłącznie o jak najszybsze i bezpieczne doręczenie przesyłki, ale też o dokonanie niezbędnych formalności. Kurier wykonujący usługę przesyłki proceduralnej, zobligowany jest do wypełnienia stosownej dokumentacji i zdobycia podpisów w odpowiednich rubrykach. Wymaga się od niego także sprawdzenia prawidłowości wszystkich zapisów zawartych w umowie. Musi on osobiście sprawdzić wszystkie szczegóły, zanim umowa zostanie odesłana do nadawcy.
Przesyłka proceduralna – co jeszcze warto wiedzieć na jej temat?
Przesyłki proceduralne doręczane są na terenie całego kraju, wymagają one zweryfikowania odbiorcy zgodnie z przedstawioną dokumentacją tożsamości. Konieczne jest także poświadczenie odbioru przesyłki w formie dwóch podpisów – kuriera i odbiorcy listu/paczki. Warto też wiedzieć, że termin doręczenia nie może być przypadkowy. W pierwszej kolejności ustala się telefonicznie miejsce i czas odbioru. Wymaga to wobec tego bezpośredniego kontaktu kuriera z odbiorcą, nikim więcej. Korzyści płynących z wybierania usługi przesyłki proceduralnej jest wiele, łącznie z usprawnieniem i przyspieszeniem czasu obiegu poufnej dokumentacji między nadawcą a odbiorcą.
